Caso d'uso
Determina a contrarre a scuola: dalla richiesta d'acquisto alla firma del dirigente
Ogni acquisto della scuola parte da una determina a contrarre, e basta una premessa superata per indebolire l'atto. Le fonti da tenere insieme sono molte: D.I. 129/2018, Codice dei contratti, criteri del consiglio di istituto, Consip. Next-OS prepara la bozza dal modello dell'istituto e segnala le premesse mancanti o superate; DSGA e dirigente verificano e firmano.
Il problema: una determina a contrarre della scuola con troppe premesse da tenere a mente
La determina a contrarre della scuola è l'atto con cui il dirigente scolastico decide di avviare un acquisto e, nell'affidamento diretto, indica oggetto, importo, fornitore e ragioni della scelta. È quindi una determina del dirigente scolastico, che svolge l'attività negoziale in base all'art. 44 del D.I. 129/2018.
In un istituto la determina d'acquisto nasce quasi sempre in segreteria, sul modello dell'anno precedente. Le premesse sono lunghe e stratificate, e basta un riferimento superato per indebolire l'atto. Le fonti che ricorrono più spesso sono queste:
| Premessa | Cosa ricorda |
|---|---|
| Art. 25, comma 2, d.lgs. 165/2001 e art. 1, comma 78, legge 107/2015 | Funzioni e poteri del dirigente scolastico, compresi quelli negoziali |
| Artt. 44 e 45 del D.I. 28 agosto 2018, n. 129 | Attività negoziale del dirigente; criteri e limiti del consiglio di istituto per gli affidamenti sopra i 10.000 euro |
| Programma annuale approvato | Copertura della spesa sull'aggregato o sul progetto |
| Art. 15 d.lgs. 36/2023 | Nomina del RUP, il responsabile unico del progetto, spesso lo stesso dirigente |
| Art. 17, commi 1 e 2, d.lgs. 36/2023 | Contenuto della decisione di contrarre e, nell'affidamento diretto, oggetto, importo, contraente, ragioni della scelta e requisiti |
| Art. 50, comma 1, lett. b), d.lgs. 36/2023 | Affidamento diretto di servizi e forniture sotto i 140.000 euro a operatori con esperienze pregresse documentate |
| Art. 49 d.lgs. 36/2023 | Principio di rotazione e relative deroghe |
| Art. 1, comma 449, legge 296/2006 | Obbligo di usare le convenzioni Consip attive, anche per le scuole |
Un dettaglio che sfugge spesso: l'art. 45, comma 2, lett. a), del D.I. 129/2018 rinvia ancora, nel testo, al d.lgs. 50/2016, oggi sostituito dal d.lgs. 36/2023. Il limite dei 10.000 euro resta il punto da cui partire per capire se servono i criteri del consiglio di istituto, ma i riferimenti al Codice vanno aggiornati.
Ci sono poi gli adempimenti digitali: dal 1° gennaio 2024 gli affidamenti passano da piattaforme di approvvigionamento digitale certificate, da cui si acquisisce il CIG. Se l'acquisto è finanziato da un progetto nazionale o europeo, la determina indica anche il CUP e gli obblighi di pubblicità del finanziamento.
Come funziona Next-OS per la determina a contrarre della scuola
Il flusso accompagna DSGA e dirigente dalla richiesta interna all'atto firmato.
Descrivi l'acquisto
Scrivi in chat cosa serve, l'importo stimato senza IVA, la fonte di finanziamento e se esiste un fornitore uscente. Next-OS ti indica la procedura applicabile, per esempio l'affidamento diretto a scuola sotto soglia, e le verifiche preliminari: convenzioni Consip, criteri del consiglio di istituto, rotazione.
Usi il tuo modello
In Next Drive tieni i modelli di determina dell'istituto e la delibera del consiglio di istituto sui criteri per l'attività negoziale. Chiedi una bozza basata su quei documenti, aggiornata al testo vigente del Codice.
Controlli le premesse della determina a contrarre
Chiedi a Next-OS di verificare ogni «visto» della bozza: norme abrogate, articoli citati in modo errato, riferimenti al vecchio Codice. Ricevi l'elenco delle correzioni con le fonti.
Esporti e conservi
Esporti la determina in docx, la rivedi in track changes e la conservi nel workspace della procedura con preventivi, dichiarazioni e verifiche.
Un esempio concreto: notebook per il laboratorio linguistico
Un istituto comprensivo deve acquistare dodici notebook per il laboratorio linguistico, per circa 7.500 euro IVA esclusa, con fondi del programma annuale. L'ultimo acquisto di computer è stato fatto due anni prima da un rivenditore locale.
Il DSGA chiede a Next-OS: «Che procedura uso? Devo passare dal consiglio di istituto? Posso riaffidare allo stesso fornitore? Prepara la determina dal nostro modello».
Cosa ottiene:
- l'indicazione dell'affidamento diretto ai sensi dell'art. 50, comma 1, lett. b), del d.lgs. 36/2023;
- il promemoria sui criteri del consiglio di istituto: sotto i 10.000 euro la delibera dell'art. 45 non è richiesta, ma va controllato cosa prevede il regolamento interno dell'istituto;
- la verifica preliminare delle convenzioni Consip attive per quella categoria, da documentare in determina, e il richiamo agli obblighi specifici previsti per i beni informatici da controllare sul portale Acquisti in rete;
- l'analisi della rotazione: se il fornitore precedente è il contraente uscente nello stesso settore merceologico, la deroga va motivata;
- la bozza di determina con premesse aggiornate, motivazione della scelta e dispositivo, inclusa la nomina del RUP.
La verifica sulle convenzioni e l'esito della consultazione del mercato sono fatti che la segreteria deve accertare: Next-OS indica cosa controllare e come scriverlo, non sostituisce la verifica.
Cosa verificare sempre prima della firma del dirigente
- Importo e copertura. Valore stimato senza IVA, aggregato o progetto del programma annuale, nessun frazionamento della fornitura.
- Consip. Esito della verifica su convenzioni, accordi quadro e altri strumenti, con la data della consultazione.
- Criteri del consiglio. Sopra i 10.000 euro, richiama la delibera del consiglio di istituto sui criteri e limiti.
- Rotazione. Fornitore uscente nello stesso settore? Deroga motivata o scelta di un altro operatore; sotto i 5.000 euro la deroga è sempre consentita.
- Requisiti e conflitto di interessi. Dichiarazioni acquisite, verifiche programmate.
- CIG e piattaforma. Procedura svolta su piattaforma certificata.
Per il quadro completo delle regole, dal ruolo del consiglio di istituto agli strumenti Consip, leggi la guida sul D.I. 129/2018 e gli acquisti delle scuole. Se la decisione richiede una delibera, la pagina sul consiglio di istituto e gli organi collegiali spiega come prepararla. Per gli altri compiti della segreteria torna alla pagina sull'AI per la scuola.
Altre domande da provare
Domande reali del lavoro di tutti i giorni. Ognuna apre Next-OS con la domanda già scritta: rispondono le fonti, con i riferimenti da verificare.
- Devo acquistare arredi per 9.000 euro: quali premesse deve avere la determina e serve una delibera del consiglio di istituto?Chiedi all'Assistente AI
- Controlla le premesse di questa determina e segnala i riferimenti al vecchio Codice dei contrattiChiedi all'Assistente AI
- Posso affidare di nuovo al fornitore dell'anno scorso? Quali presupposti devo motivare per la deroga alla rotazione?Chiedi all'Assistente AI
Domande frequenti
Chi firma la determina a contrarre in una scuola?
Il dirigente scolastico, che ha la legale rappresentanza dell'istituto e svolge l'attività negoziale ai sensi dell'art. 25 del d.lgs. 165/2001 e dell'art. 44 del D.I. 129/2018. Il DSGA cura di solito l'istruttoria e la parte contabile. Nella determina si nomina anche il RUP, il responsabile unico del progetto dell'art. 15 del d.lgs. 36/2023.
Quando serve una delibera del consiglio di istituto per un acquisto?
L'art. 45, comma 2, lett. a), del D.I. 129/2018 attribuisce al consiglio di istituto la determinazione dei criteri e dei limiti per gli affidamenti di lavori, servizi e forniture di importo superiore a 10.000 euro. Il consiglio non approva il singolo acquisto, ma fissa le regole entro cui il dirigente opera. Conviene verificare anche il regolamento interno dell'istituto.
La scuola è obbligata a comprare su Consip?
L'art. 1, comma 449, della legge 296/2006 obbliga le amministrazioni statali, comprese le scuole, a usare le convenzioni Consip quando sono attive per il bene o servizio richiesto. Se non ci sono convenzioni, la scuola procede in autonomia secondo il Codice dei contratti, spesso con ODA e trattativa diretta sul MePA, e documenta in determina la verifica svolta.
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