D.I. 129/2018 e acquisti delle scuole: regole, soglie e controlli

D.I. 129/2018: chi decide gli acquisti delle scuole

Negli acquisti di un istituto i ruoli sono distinti e conviene che lo siano anche negli atti.

• Dirigente scolastico. Ha la legale rappresentanza dell'istituto e svolge l'attività negoziale. Le determine richiamano di solito l'art. 25, comma 2, del d.lgs. 165/2001, l'art. 1, comma 78, della legge 107/2015 e gli artt. 3 e 44 del D.I. 129/2018.
• DSGA. Cura l'istruttoria e la gestione amministrativo-contabile della procedura: verifiche, impegni di spesa, rapporti con i fornitori.
• Consiglio di istituto. Approva il programma annuale, cioè il bilancio, e fissa i criteri e i limiti entro cui il dirigente svolge alcune attività negoziali. Per gli affidamenti di lavori, servizi e forniture sopra i 10.000 euro la competenza è dell'art. 45, comma 2, lett. a), del D.I. 28 agosto 2018, n. 129.

Il limite dei 10.000 euro nel D.I. 129/2018

Il D.I. 129/2018 è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 267 del 16 novembre 2018 ed è in vigore dal 17 novembre 2018. Il testo dell'art. 45 rinvia ancora al d.lgs. 50/2016: oggi il riferimento va letto alla luce del Codice del 2023, ma il limite dei 10.000 euro resta la soglia oltre la quale servono i criteri del consiglio.

Prima di tutto Consip: convenzioni, accordi quadro e mercato elettronico

Prima di avviare una procedura propria, la scuola verifica gli strumenti di Consip sul portale Acquisti in rete PA.

• Convenzioni Consip per le scuole. L'art. 1, comma 449, della legge 27 dicembre 2006, n. 296 obbliga le amministrazioni statali centrali e periferiche, comprese le scuole di ogni ordine e grado, ad approvvigionarsi tramite le convenzioni Consip quando sono attive.
• Accordi quadro e sistema dinamico. Molte determine richiamano anche l'art. 1, comma 583, della legge 160/2019, che indica il ricorso agli accordi quadro e al sistema dinamico di acquisizione gestiti da Consip.
• Convenzione non disponibile. L'art. 1, comma 3, del d.l. 95/2012 consente, se la convenzione non è ancora disponibile e in caso di motivata urgenza, procedure autonome per contratti di durata e misura strettamente necessarie, con condizione risolutiva se la convenzione si attiva.
• Mercato elettronico. In assenza di convenzioni, molte scuole usano il MePA con ordine diretto (ODA), trattativa diretta o richiesta di offerta (RdO).

La verifica va documentata in determina, con la data della consultazione e l'esito. Per alcune categorie, come i beni e servizi informatici, esistono obblighi specifici di ricorso agli strumenti centralizzati: controllali sul portale prima di procedere.

Affidamento diretto nelle scuole e altre procedure sotto soglia

Il Codice dei contratti per le scuole è il d.lgs. 31 marzo 2023, n. 36, che regola le procedure per i contratti sotto le soglie europee all'art. 50. Per una scuola, che acquista soprattutto beni e servizi, le ipotesi più frequenti sono queste:

L'affidamento diretto è definito dall'Allegato I.1 come l'affidamento senza procedura di gara in cui la scelta, anche dopo aver interpellato più operatori, è operata discrezionalmente dalla stazione appaltante. La decisione di contrarre, secondo l'art. 17, comma 2, indica oggetto, importo e contraente, con le ragioni della scelta e i requisiti generali e, se necessari, speciali. Come costruirla è spiegato nel caso d'uso sulla determina a contrarre.

Rotazione, RUP e conflitto di interessi

Tre regole del Codice tornano in quasi ogni determina della scuola: rotazione dei fornitori, nomina del RUP, dichiarazioni sul conflitto di interessi.

Il principio di rotazione nelle scuole

L'art. 49 del Codice vieta di regola di affidare al contraente uscente quando due affidamenti consecutivi riguardano lo stesso settore merceologico, la stessa categoria di opere o lo stesso settore di servizi. Il contraente uscente può essere riconfermato solo in casi motivati dalla struttura del mercato, dall'effettiva assenza di alternative e dall'accurata esecuzione del contratto precedente. Per gli affidamenti diretti sotto i 5.000 euro la deroga è sempre consentita. Se l'istituto ha adottato un regolamento con fasce di importo, come consente il comma 3, la rotazione si applica all'interno di ciascuna fascia.

Il RUP

L'art. 15 del Codice prevede che, nel primo atto di avvio dell'intervento, la stazione appaltante nomini un responsabile unico del progetto per programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione. Nelle scuole il ruolo è spesso assunto dal dirigente scolastico, che lo indica nella determina.

Il conflitto di interessi

Chi interviene nella procedura deve dichiarare eventuali conflitti di interessi e astenersi, secondo l'art. 16 del Codice e l'art. 6-bis della legge 241/1990. Nelle scuole piccole, dove i fornitori locali sono spesso conosciuti, la dichiarazione va acquisita con particolare attenzione.

Adempimenti digitali e trasparenza negli acquisti delle scuole

Dal 1° gennaio 2024 la digitalizzazione dei contratti pubblici riguarda anche gli acquisti più piccoli. La pagina ANAC sulla digitalizzazione dei contratti pubblici riassume gli obblighi:

• ogni affidamento, di qualunque importo, si svolge su una piattaforma di approvvigionamento digitale certificata, anche messa a disposizione da altre amministrazioni;
• il CIG si acquisisce tramite la piattaforma, che trasmette i dati alla Banca dati nazionale dei contratti pubblici;
• i requisiti degli operatori si verificano con il Fascicolo virtuale dell'operatore economico;
• in Amministrazione trasparente si inserisce il collegamento alla Banca dati nazionale per i dati trasmessi dalla piattaforma.

Quando l'acquisto è finanziato da programmi nazionali o europei, come il Programma nazionale «Scuola e competenze» 2021-2027, la determina riporta anche il CUP del progetto, richiama l'autorizzazione e dà conto degli obblighi di informazione e pubblicità del finanziamento.

Come può aiutarti Next-OS con il D.I. 129/2018

Con Next-OS DSGA e dirigente possono chiedere quale procedura applicare, verificare le premesse di una determina rispetto al testo vigente del Codice e preparare bozze partendo dai modelli dell'istituto, esportabili in docx. In Next Drive si conservano il regolamento interno sull'attività negoziale e le delibere del consiglio, richiamabili in ogni conversazione.

Per gli altri compiti della segreteria parti dalla pagina sull'AI per la scuola. Se il consiglio di istituto deve deliberare criteri o regolamenti, la pagina sugli organi collegiali della scuola spiega come preparare ordine del giorno e verbale.